Így a sokadik nagy esküvői szezonunk után megszaporodnak azok a kérdések a társaságunkban, ahol arra próbál rájönni a kérdező, hogy milyen szerintünk az ideális esküvői helyszín. Igyekszünk tehát egy kis segítséget nyújtani a leendő ifjú pároknak az információ- és ajánlatrengetegben, hogy a Nagy Nap pont olyan helyen legyen, ami nekik a leginkább megfelel. A számos elképzelésből és beállítottságból adódó jellemző mellett van néhány aranyszabály, melyekre bejegyzésünkben rávilágítunk.
Létszám
Minden alapja. Gyakorlatilag az összes ajánlatkérés első kérdése ez, hisz ebből indul ki minden szolgáltatás. Minden helyszínnek megvan a maximum befogadóképessége, melyet egy megfelelő referenciákkal ellátott szolgáltató azonnal rá tud vágni: mekkora volt a legnagyobb vendégszám, amit még kényelmesen és megoldhatóan ki tudtak szolgálni? Fontos itt megemlíteni azt is, hogy nem csak plafon létezik, hanem padló is. Remek példa, hogy nem érdemes 400 fős termet választani a lagzi helyszínének, ha összesen százan lesztek, hisz ez esetben az emberek egyszerűen elvesznek a nagy térben és folyamatosan üresnek fogod érezni a szertartást/vacsit/bulit.
Legfontosabb első feladatotok tehát meghatározni, hogy nagyjából hány fős lesz a rendezvény. Érdemes elkezdeni egy listát, melyre felírjátok az előzetesen elgondolt jelenlévőket. Ennek a vége lesz a becsült létszám, mely kisebb mértékben plusz/mínusz változhat persze, illetve a következő pont alapjait is szolgáltatja majd.
Költségvetés
Merthogy akárhonnan kerülgetjük, nagyban befolyásolja a hozzávetőleges létszámot a pénztárcánk vastagsága. Persze, vannak különlegesebb esetek, ahol pár fő vendégül látása annyit emészt fel, mintha több százan lennének, de igyekszem általánosítani ezt a nézetet. Bármennyire is szeretnék segíteni, akkor is nehéz volna találni egy minimum összeget, ahol egy átlag lagzi elkezdődhet, de ne legyünk naívak, ez szinte biztosan hét számjegyű költségvetés lesz, még akkor is, ha kevesen lesztek. Konkrét tartalom nélkül azt is viszonylag bátran ki lehet jelenteni, hogy nem egyessel fog kezdödni ez a bizonyos szám, innen pedig a határ a csillagos ég, ez rajtatok és az esetleges támogatóitokon múlik majd. Minden igények kérdése, de érdemes kitűzni egy hozzávetőleges határszámot ami fölé nem szeretnétek menni, ezzel kizárható felfelé és lefelé is jópár hely, hisz a maximum költéssel valamilyen szinten a helyek színvonal szerinti értéke is belőhető.
Szertartáshangosítás
Programok esetében gyakorlatilag két alapelképzelés van és bizonyos esetekben és helyszínméretekben ez egyébként teljesen mellékes, hisz minden adott mindkettőhöz: lesz-e helyszíni szertartás vagy nem? Amennyiben lesz, akkor olyan helyet érdemes választani, ahol akár kül- és beltéri megoldás is szóba jöhet. A legszebb természetesen egy kellemes nyári/tavaszi/őszi napon egy kinti szertartás, viszont a következő pont ennek keresztbe tehet és B tervként egy fedett helyet kell találni a megvalósításra.
Időjárás
Bár vannak gyönyörű téli esküvők, azért általánosságban elmondható, hogy a szezon tavasztól kora őszig tart. Ekkor van nyilván a legnagyobb esély normál hőmérsékleti tényezőkre, amik szélesíthetik a helyválasztási kínálatot is. Nyáron például árnyékos helyeken jól bevált megoldásnak számít a sátor is, hisz éjszaka sem hűl annyit egy nyári nap időjárása ami ne tenné lehetővé a szigeteletlen buli helyszínt, pláne ha elég sokat táncolunk. Logikusan a legtöbb tervet az eső és az erős szél húzza át, így érdemes figyelembe venni, hogy a kiszemelt vendéglátóhely ezeknek mennyiben képes ellenállni, esetleg teljesen ki tudja e zárni. Van egy dolog, amit azonban a párok nagy része nem tart szem előtt, pedig fontos volna: nem csak az számít rossz időnek, ha esik. Képzeljünk el egy kinti, napos helyszínt mondjuk árnyék 40 fokban, ami az elmúlt nyár időjárásait nézve egyáltalán nem ritka, érdemes tehát erre is felkészülni és ennek fényében változtatni esetleg a szertartás- vagy vacsorahelyszínt.
Stílus, kialakítás
Az eddigi általános dolgok szűrése után is maradni fog szinte minden környéken több választási lehetőség is, a következő támpont az esküvő általános stílusa lehet, hisz számos helyszíni adottság segíthet minket hozzá egy tökéletes Nagy Naphoz. Alap kérdés, hogy a rendezvényt hagyományos, vagy modernebb felfogású stílusban képzeljük el, ezzel az egyik miatt kizárható a másik. Például sokkal kisebb mértékben járul hozzá egy hagyományos csárda egy modernebb felfogáshoz, illetve egy panorámás, új építésű, trendi helyszín tompíthatja a régi idők látvány és élményvilágát.
Van egy nagyon fontos dolog szerintünk amire még érdemes odafigyelni és ez halálosan komoly, szerintünk egy remek szűrő lesz: NE LEGYEN TÖBB TEREMRE BONTOTT A RENDEZVÉNY. Mire gondolunk itt? Szerintünk az a legszerencsésebb, ha a vacsora, a tánctér és a szolgáltatók kiszolgálása is egy légtérben van, tehát ne legyen tagolt a helyszín. Volt már dolgunk olyan vendéglátóhellyel, ahol külön teremben volt a vacsora, a lagzi, illetve ezektől még jobban elkülönítve a szolgáltatói asztal. Képzeljük el, hogy a konstrukció hibájából adódóan a ceremóniamester nem tudja az esetleg felmerült fennakadásokat azonnal koordinálni, vagy hogy a fotós lemarad egy fontos pillanatról, vagy a zeneszolgáltató nem hallja, hogy az aláfestő zene nem megfelelő. További gond még a lagzi hangulatának szinten tartása, hisz ha a násznép nem látja/hallja, hogy épp a kedvenc bulihimnusza szól, vagy hogy a pár épp a tánctér közepén ropja, akkor nem is tud rá reagálni. Mi a tagoltság kérdését gyakorlatilag kizáró oknak tartjuk egy-egy helyszín esetében, tapasztalatunk szerint ez nagyon fontos és nagyban járul hozzá a lehető leggördülékenyebb és legszebb Nagy Naphoz.
Szerződési feltételek, kommunikáció, kiszolgálás
Még ha szerintetek minden passzol is az elképzeléseitekbe, egy dolog még mindig tönkre teheti életetek egyik legfontosabb napját, ez pedig a vendéglátók kiléte. Fontos, hogy a helyszín képviselői a kezdetektől segítőkészek és nyitottak legyenek a kérdéseitekre, ötleteitekre, nem kezdenek el feltétlen kioktatni, hanem tanácsokkal látnak el. Rendelkeznek a megfelelő referenciákkal és tiszta, átlátható feltételeket szabnak meg, melyeket papírra is mernek vetni. Jól bevált, több éve folyamatosan működő helyszínek esetében ezek nem képezik kérdés tárgyát.
A helyszínnek tapasztalt és kellő létszámú kiszolgáló személyzettel kell rendelkeznie, akik igyekeznek a vendégek kedvébe járni, bármennyi az idő, bármilyenek a körülmények. A konyha és pult vagy pultok megfelelően felszereltek, folyamatos vendéglátásra vagy gyakori rendezvények kiszolgálására alkalmasak, vagy megfelelnek egy esetleges catering szolgáltatónak, ha erre van igény/lehetőség. Nagy nevű, megbízható helyszíneknek ezek szintén nem jelenthetnek kihívást.
Szállás, parkolás
Még egy plusz igény lehet a helyszín infrastruktúrájában a helyileg vagy a közelben elszállásolható személyek száma. A mai lagzik vendégeinek nyilván már földrajzi távolságokból adódó problémákkal is meg kell küzdenie, amit nagyban segíthet egy vagy több szálláslehetőség. Érdemes tehát ezek meglétét is vizsgálni, kikérni a vendéglátó véleményét ezügyben.
Fontos még, hogy igyekezzünk olyan helyszínt választani, ahol adottak a megfelelő megközelítési lehetőségek és a vendégseregek számához illeszkedő parkolóhely is. Érdemes átgondolni, hogy szükség lenne-e szervezett transzferekre illetve hogy éjszaka hogyan tudnának hazajutni, van-e taxi vagy sofőrszolgálat?
Keresztkérdések
Ha szeretnétek meggyőződni arról, hogy a helyszín képviselete mennyire felkészült és mennyire tapasztalt, az alábbi kulcskérdések mindenképp hangozzanak el a helyszín bejárása után. Kissé nyers leszek, nyilván nem kell pont így feltenni, a lényeg esetemben most a mondanivaló. :)
- Mennyi mosdó áll rendelkezésre a helyszínen és milyen a kialakításuk? Ha például 80-100 fős lesz a lagzi, nyilván kevés lesz egy kisebb női, illetve férfimosdó, ez a lakodalom alatt komoly problémákat okozhat. Ne vegyük számba azokat a megoldásokat, ahol mindezt amatőr és ronda módon próbálják áthidalni, mondjuk mobil WC-kkel. Fontos szempont lehet még a mozgássérült illemhelyek megfelelő kialakítása is.
- Klimatizált a hely? A leggyakoribb nyári időjárás velejárója a meleg, amely ellensúlyozására a legkézenfekvőbb eszköz a klíma, már ha nem egy túlszigetelt helységről van szó, esetleg pincéről. Érdemes a klímák teljesítménye és száma után is érdeklődni, hisz hiába van fent egy 2 kW-os beltéri egy fából készült, 100 négyzetméteres nagyteremben, ez a készülék meleg időben nem több mint egy dísztárgy.
- Megfelelő a helyszín árambetápja és biztosításértéke? Horror példáink vannak a kérdéssel kapcsolatban. Képzeljük el, hogy a buli fényei és hangjai hirtelen megszűnnek, helyüket átveszi a sötétség, a csend és a kétségbeesés. Volt helyszín, ahol sajnos egy túlterhelt fázis vezetett ide, mert a hűtőberendezések ugyanoda voltak kötve, mint a zenei felszerelés, így leoldott a biztosíték. Volt olyan példa is, ahol a klímák a sütőberendezésekkel voltak egybehúzva, így vagy meleg volt, vagy vacsora. A legtöbb esetben arra érdemes rákérdezni, hogy biztosított e külön fázis a zeneszolgáltatónak, bár tudom, ez önszándékúnak tűnik, de általában ezzel van gond. Nyilván a szolgáltatók nagy része nem szakember, de aki itt elkezd hebegni-habogni, ott bizony lehetnek problémák. Ha nagyon bele akarunk menni a részletekbe, akkor bár felszerelésfüggő, de az esetek 90-95 százalékában nekünk elegendő egy vagy két 230V dugalj, hozzávetőleg 16A-re biztosított, földelt, azonos szabad fázissal.
- Ha a helyszín rendelkezik saját szertartáshangosítási szolgáltatással, akkor a felszerelés megfelelő-e, illetve biztosítanak-e szakembert ennek a kezeléséhez? Nem akarom hosszasan taglalni a dolgot, ez végső soron egy hangosításban jártas szakembernek, megfelelő felszereléssel nem kihívás, de egy pincérnek az. Számtalan probléma adódhat, melynek megoldására ő nem rendelkezik sem tudással, sem pedig megfelelő felszereléssel. A legbiztonságosabb ezt inkább a zeneszolgáltatóra bízni, még akkor is, ha ez valamekkora plusz költséggel jár.
- Szélsőséges időjárással szembeni védekezésre van megoldásuk? Ez nyilván akkor lehet kulcskérdés, ha sátras, vagy fedett/fedetlen kültéri helyszínen tartjuk a Nagy Napot. Képzeljünk el egy csodás őszi napot egy gyönyörű borvidéken, ahol a hőmérséklet nap közben a lehető legkellemesebb. Sem túl meleg, sem túl hideg. A gond nem is ekkor van, hanem nyitott helyszín esetén éjszaka, mikor a hőmérő higanyszála elindul lefelé. Ekkor jól jöhet a helyszín által esetleg biztosított teraszfűtő gomba, vagy egyéb meleg varázslására kitalált eszköz. Ehhez a kérdéshez tartozik még a sátrak zárhatósága egy esetleges zápor esetén.
- Mennyi pincérre számíthatunk a lagziban? Ennek száma nyilván létszámfüggő, illetve a pincérek minősége sem mindegy. Jellemzően egy középkorú, láthatóan tapasztalt kiszolgáló sokkal rugalmasabb és terhelhetőbb, mint egy fiatal pályakezdő, akik elég gyakoriak az ilyen rendezvényeken, hisz a legtöbb helyszín híján van kisegítő személyzetnek.
- Van a helyszín környezetében közvetlen lakókörnyezet, van esetleg hangerőkorlát? Sajnos előfordul ugyanis, hogy a rendezvény zajával megzavarjuk a szomszédok vagy a körülöttünk lakók nyugalmát. Nem feltétlenül kell ehhez háklis embernek lenni, képzeljük csak el milyen lehet, ha a pihenésünket önfeledt kiáltások és hangos, tompa zene szakítja félbe. Egy normális zenei szolgáltató esetében egyébként több gondot jelentenek a zajos vendégek, mint a buli zenei hangereje, pláne, ha egy jól szigetelt épületről van szó. Kinti/sátras helyszíneken viszont gyakran van ezzel gond.
A végére pedig egy tanács, nem kérdés: Ne dőljünk be feltétlen a határozott és (mondva) sokat látott vendéglátónak. Higgyétek el, hogy a tagolt helyszín nem megfelelő, bármilyen nagy bulikra is hivatkoznak. Nem azt mondom, hogy nem voltak ott ilyenek, hisz konkrétan mi is tartottunk már hasonlót. Ám képzeljétek el, hogy még ennél is nagyobb lehetett volna… Szerintem az emberi kapcsolatok szépsége, hogy a tárgyaló felek között egyértelműen fel lehet fedezni a harmóniát, ha egy nyelvet beszélnek és ugyanazok a szándékaik. Ha érzitek a személyzeten a segítőkészséget és a szakértelmet, akkor ezzel nagy eséllyel nem lesz probléma. Nem kell erőltetni a felesleges kérdéseket, bizalmatlankodni és rögtön bizalmat veszíteni. „Amilyen az adjon Isten, olyan lesz a fogadj Isten.”
Reméljünk, hogy egy kicsit tudtunk segíteni. Az elmúlt években már kipróbáltunk nektek egy-két helyszínt, könnyen lehet, hogy konkrét kérdés esetén tudunk élő tapasztalatokkal szolgálni. Szóval a kérdéseiteket ne tartsátok magatokban! ;)
